レベル１〜レベル１０の手順で作れる『ゼロから始める薬局オンラインマニュアルの作り方』。
今回はレベル６です。
前回のレベル５では、薬局業務マニュアル（コンテンツ）の作成について、【形式①】業務手順書、【形式②】業務チェックリストの作り方について具体的に解説してきました。
今回は、【形式③】業務フローチャート、【形式④】FAQ・Q&Aの作り方について具体的に解説していきます。
では、始めていきましょう！
目次
【形式③】業務フローチャートの作り方
こんな感じで業務の流れが薬局内スタッフが理解できていないことってありませんか？
業務の流れが理解できていないために、薬局内の業務がスムーズに進まない場合は、業務フローチャートの作成が必要です。
業務フローチャートを作ることにより、初めて薬局に入社した人にとっても誰が見ても迷うことなく行動でき、薬局内の業務が円滑に進んでいきます。
調剤薬局内スタッフ達の業務が上手く噛み合っていない場合は、業務フローチャートを作ることで解決できる場合が多いです。
では、どういった形式で業務フローチャートを作れば良いか具体例を紹介していきます。
業務フローチャートの具体例
ここでは具体例を２つ紹介します。
いずれもエクセルで作成した表を使って業務フローチャートを作成していきます。
- 調剤業務の流れ
- 疑義紹介のプロトコル運用
①調剤業務の流れ
１つ目は、調剤業務の流れについての業務フローチャートの具体例（下図）を紹介します。
調剤業務の流れはきちんと統一し、全員で共有しておかないと、無駄な動きが多くなり、患者さんの待ち時間の延長などに繋がってしまします。
調剤業務の業務フローチャートの作成では、まずは業務の流れを決めます。
その後は、各業務で『どういったことを行うのか？』『注意しておくべきことは何か？』などの項目をチェックポイントに書いていきます。
このように業務の流れとチェックポイントを見える化しておくと、
誰が見ても業務の進め方について迷うことなくスムーズに業務を行うことができ、それぞれの場面での業務の精度を上げて、間違いなども防ぐことができます。
②疑義紹介のプロトコル運用
２つ目は、疑義紹介プロトコルの運用の仕方についての業務フローチャートの具体例（下図）を紹介します。
現場でスタッフの動きを見ていると、疑義照会の時に限らず『どうすれば良かったかな〜？』と都度都度、誰かに聞きながら業務を行なっているのを度々目にします。
疑義照会のプロトコルを締結した後に、どのような手順で業務を進めていくかを見える化しておくと、迷うことなく１人で業務を完結することができます。
こういった決まりきった動きをする業務に関しては、ほとんどの場合、業務フローチャートを作成することで、業務を効率化し、日常業務をストレスなく遂行していくことができます。
業務フローチャートの作成手順
では業務フローチャートを薬局オンラインマニュアル上にアップしていく具体的手順を紹介していきます。
業務フローチャートのWEB上のアップロードの仕方は、レベル５の【形式②】業務チェックリストの作り方で紹介した方法と同じです。
記事リンクをつけておくので、忘れた人は復習しておきましょう。
『業務フローチャートの使い方』『業務フローチャートの見本』『業務フローチャートのダウンロード』の３つの項目を作っておくと良いでしょう。
【形式④】FAQ・Q&Aの作り方
同じ質問が何度も何度も来て困っている…
現場スタッフから何度も何度も同じ質問が来ると、答える方も時間を奪われストレスを溜めたり、生産性が悪くなったりします。
『あれ、この質問は２回目だな』と感じたら、それはFAQ・Q&Aを作成するタイミングです。
FAQ・Q&Aを作成することにより、質問をする側・受ける側の時間を奪うことなく、現場での仕事が停滞することなくスムーズに進めていくことができます。
では、どういった形式でFAQ・Q&Aを作れば良いか具体例を紹介していきます。
FAQ・Q&Aの具体例
FAQ・Q&Aを薬局オンラインマニュアル上に作成する際には注意しておくべき点が２つあります。
- カテゴリーに分けて作成する
- 目次リンクをつける
当たり前と言えば当たり前ですが、
閲覧者が疑問点の答えが欲しくてFAQ・Q&Aを閲覧しにくるので、FAQ・Q&Aが見にくかったり、自分の疑問点がなかなか見つけることができなければ意味がありません。
もし見つけることができなければ、誰かに聞くことになってしまい、せっかくFAQ・Q&Aを作ったのに使ってもらえない結果になってしまします。
なので、下図の具体例に示す通り、FAQ・Q&Aを作成する際には、必ずカテゴリーに分けて作成し、目次のリンクを付けておきましょう。
WEB上でのFAQ・Q&Aは、こんな感じの形式に仕上げていくと良いでしょう。
FAQ・Q&Aの作成手順
では実際に先ほど紹介した形式のFAQ・Q&Aを作成していきます。
下記の４つの手順に従って作成していきます。
目次リンクの準備ができたら、今後はカテゴリーの分類分けです。
カテゴリーの分類分けは、トップページの分類と同じようにしておく方が分かりやすいでしょう。
ただ、トップページの分類分けだと、カテゴリー分類が大き過ぎます（大分類）。
なので、大分類の中に中分類を入れてカテゴリーを分けておくとFAQ・Q&Aが見やすくなるでしょう。
そして最後は、中分類まで分けた各カテゴリーの中に、FAQ・Q&Aを入力していきます。
まずは、WordPressの文字入力ブロックの後ろの『＋』をクリックして、出てきたポップアップの検索窓に『FAQ』と入力し、『FAQ（開閉式）』をクリックします。
ここでは、FAQは『Q&A』と『開閉式』の２つが出てきます。
FAQの探しやすさの視点から判断すると、まずは『Q』だけが並んでいて、必要な部分をクリックして『A』を開ける方が、見やすく・探しやすいからこちらを選んでいます。
上記の手順でカテゴリーごとにFAQ・Q&Aを作成していくと、下図のように目次リンクが自動的に表示されます。
また各FAQに関しても、下図のように『Q』だけが並んでいて見やすく配置されて、見たいFAQのみ矢印ボタンをクリックすれば見れるように配置されています。
この手順でFAQ・Q&Aを作成していくと、誰でも見やすく・見つけやすい形式に仕上がっていきます。
まとめ
ゼロから始める薬局オンラインマニュアルの作り方のレベル６について紹介してきました。
今回は、薬局業務マニュアルの『業務フローチャート』と『FAQ・Q&A』をWEB上にアップロードする方法について解説してきました。
次のレベル７では、薬局業務マニュアルの作り方（動画マニュアル）について具体的に解説していきます。
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業務の流れがいまいちよく分からない…