でもどうやって作ったらよいのか分からない…
という人に向けて、
初心者向けに、『ゼロから始める薬局オンラインマニュアルの作り方』について、１０個のレベルに分けてまとめてみました。
レベル１〜レベル１０までの手順に従って実践していくことで、初心者の方でも、薬局のオンラインマニュアルのWEBサイトで作るスキルを身につけることができます。
そこで今回はレベル１です。
レベル１では、
薬局オンラインマニュアルの完成見本の紹介に始まり、薬局オンラインマニュアルの設計図の作成準備の３ステップ、実際のマニュアルの形式などについて解説します。
では、始めていきましょう！
目次
完成品見本
まずはこれからレベル１〜レベル１０の手順でどんな薬局オンラインマニュアルを作っていくかについて実例を紹介していきます。
下図のサンプルをご覧ください。
なお、『ゼロから始める薬局オンラインマニュアルの作り方』での薬局オンラインマニュアルの作成は、STORK19というテンプレートを使用しています。
まずは完成図を見ていただきました。
こんな感じの薬局オンラインマニュアルサイトを作成していきます。
上図のようなオンラインマニュアルサイトを作る際には、トップページの設計図（構造）は、下記の３つの点に注意しておく必要があります。
- マニュアル検索ができるようにしておく
- 利用者に必ず見てもらいたい項目を上部に配置する
- 業務別に分類分けしておく
この３つを満たしておけば、利用者が迷うことなく薬局オンラインマニュアルの利用を開始することができます。
では、この３つについて細かく解説していきます。
①マニュアル検索ができるようにする
まず、薬局オンラインマニュアルでは、WEBサイト内に格納されているマニュアルを検索するための下図のような『検索バー』をトップページの一番上に配置します。
これにより、利用者が目的のマニュアルを探す際に簡単に検索することができます。
この機能は必須ですね。
マニュアルが増えてくればくるほど、この検索機能は便利になってきます。
検索機能があると、利用者の使い勝手がかなり高まるので、『検索バー』は、必ず一番目立つトップページの一番上に配置しておきましょう。
②利用者に必ず伝えたい項目を配置する
次に、薬局オンラインマニュアル内で、利用者に必ず閲覧してもらいたい項目を配置します。
今回のサンプルサイトでは、下図の３つの項目を配置しています。
『スタートガイド』では、薬局オンラインマニュアルを初めて使用する利用者に向けて『どのように使ったら良いか？』などの取扱説明書のような項目。
『お知らせ』はいわゆる掲示板機能ですね。
マニュアルの追加・更新、その他様々な連絡をここに配置すると良いでしょう。
『よくある質問』では、利用者が疑問に思う項目を前もって伝えておくFAQや、具体的に利用者から寄せられたQ &Aなどを配置すると良いでしょう。
この３つの項目は、薬局オンラインマニュアルを運営する際に、トップページの上部に配置しておくと、リリース後の運用がスムーズになります。
③業務別に分類分けをする
そして３つ目は、薬局の業務別に分類分けして、下図のように目次の項目を作っていきます。
ここで注意しておくことが１つあります。
それは分類分けをする際に、必ず『業務軸』で分類するすることです。
今回は『業務軸』で分類していますが、例えばこれを『基本編』『中級編』『上級編』など難易度別に分けたりすると後で大変です。
もともと難易度は人によって異なってきますし、どんなマニュアルがどこに格納されているかが利用者が把握しにくくなるからです。
もしどうしても難易度別に設定したい場合は、『業務軸』で分類したそれぞれの項目の中で行うようにしましょう。
オンラインマニュアルは利用者が一目で見て分かりすくしておく必要があります。
分類分けの仕方を間違えると、一気に使いにくいマニュアルになってしまうので注意しておきましょう。
以上、３つの注意点に留意して薬局オンラインマニュアルのトップページの設計図（構造）を作っていきましょう。
薬局オンラインマニュアル作成前の準備（３ステップ）
薬局オンラインマニュアルの設計図（構造）ができたあとは、次は、その中身のマニュアル作りについて解説していきます。
まずは『何のマニュアルを作るのか？』について下記の３つの手順で考えていきましょう。
【Step１】ロジックツリーで薬局業務を見える化
実際にマニュアルを実際に作っていく前に、一番最初は、ロジックツリーの作成から始めていきます。
ロジックツリーって何ですか…？
ロジックツリーとは、『業務の見える化』、『業務の洗い出し』にも使える下図のようなものです。
例えば、『患者応対関連』というカテゴリーに対して、大分類は『服薬指導』『OTC販売』『カウンセリング』『薬歴記入』などと記入していきます。
実際には、A4用紙を１枚準備し、最初から完璧を目指さず、まずはラフスケッチをしていく感じで、手書きで作成していきましょう。
その際に、カテゴリーは『業務軸』の項目にし、階層は上図の３つにまでにしておきましょう。
このロジックツリーのフォーマットを使って『業務軸』で作成していくマニュアルの項目を列挙していきましょう。
【Step２】薬局業務の棚卸し
【Step１】でマニュアルの項目が決まったら、次はそれぞれの業務の棚卸しをしていきます。
業務の棚卸しで明確にしていく項目は下記の５つです。
- 業務の目的
- いつその業務を行うか
- 業務担当者と役割
- 所要時間
- 使用する備品・資料など
①の業務の目的では、『なぜ、何のために業務を行うのか』について明確に文章化していきます。
②の『いつその業務を行うか』では、毎日、毎週月曜日、月末など、どのタイミングで行うかを明記しておきます。
③の『業務担当者と役割』では、誰がその業務を行うかを明確にしておきます。
あと、④の所要時間の目安や、⑤の使用する備品、データ、参考資料などを記しておくと、より丁寧なマニュアルに仕上がって行きます。
【Step３】薬局業務内容のプロセスを言語化
そして最後のステップです。
【Step１】でマニュアルの項目が決まり、【Step２】で業務の棚卸しで業務内容が決まったら、次の【Step３】では業務内容のプロセスを言語化していきます。
実はこのステップをきちんと行わないと、一気に『分かりにくいマニュアル』になってしまうので注意してください。
薬局業務内容のプロセスを言語化ってどういうこと…？
一言で申しますと、
『何を・誰が・どのようにする』を言語化することです。
こういった現場でのリアルな仕事のプロセスを言語化することで、マニュアルに臨場感が出てきて、
利用者にとっては、業務の流れが理解しやすく、どのようにすれば良いかが一目瞭然となり、分かりやすいマニュアルになります。
以上の３ステップでマニュアル作成を進めていきましょう。
薬局業務マニュアルの形式（フォーマット）を決める
ここまで紹介してきた内容でもある程度分かりやすいマニュアルはできるのですが、最後にマニュアルの形式について解説しておきます。
マニュアル作成していく際には、現場の状況や目的に応じて形式（フォーマット）を変えていく必要があります。
マニュアルの形式（フォーマット）は、現場の状況・目的に応じて下記の５つに分類されます。
- 業務の手順書
- 業務チェックリスト
- 業務のフローチャート
- 業務のFAQ・Q&A
- 動画マニュアル
この５つのマニュアルの形式（フォーマット）について詳しく解説していきます。
業務の手順書
人によってやり方がバラバラ、業務の再現性（結果）にバラツキがあるなどの場合は、手順書のフォーマットでマニュアルを作成していくと良いでしょう。
手順書の作成により、業務の標準化とノウハウの共有を行うことができます。
業務チェックリスト
業務の抜け・漏れやうっかりミスなどが多い場合は、チェックリスト形式のフォーマットでマニュアルを作成していくと良いでしょう。
業務チェックリストの作成により、ミスゼロを目指すことができます。
業務のフローチャート
各人が業務をしっかりと行っているのになぜか上手く噛み合わない、業務がスムーズに進行しない場合は、業務フローチャートのフォーマットでマニュアルを作成していきましょう。
薬局内での業務を部分最適から全体最適にしていくことができます。
業務のFAQ・Q&A
現場から同じ質問が何度も何度もあがってきたりして、回答する側の負担が大きいときは、FAQ・Q&Aのフォーマットで作成しましょう。
これにより質問する側、回答する側のお互いの時間と心理的負担を軽減できます。
動画マニュアル
どうしても言語化できない業務、言語化するよリも実際に見せた方が断然効率の良い場合は、動画マニュアルのフォーマットで作成しましょう。
動画により短時間で多くの情報を正確に伝えることができます。
以上、５つの形式（フォーマット）について紹介してきました。
ここで紹介した５つの形式（フォーマット）によるマニュアル作成の仕方については、レベル５・レベル６・レベル７で詳しく紹介していきます。
会員制のサイトにする
薬局オンラインマニュアルが作成できたら、第三者からアクセスできないように会員制のサイトに設定しておく必要があります。
具体的には、会員IDとパスワードで認証された利用者しか閲覧できない設定です。
下図のような感じでログイン時に認証の設定を行います。
この設定を行い、定期的にIDやパスワードの見直しを行えば、薬局オンラインマニュアルが外部に漏れるリスクを最小限にすることができます。
ここで紹介した薬局オンラインマニュアルサイトのパスワードロックの設定の仕方については、レベル９で詳しく紹介していきます。
まとめ
ゼロから始める薬局オンラインマニュアルの作り方のレベル１について紹介してきました。
今回は、事前準備として、完成見本の紹介から、薬局オンラインマニュアル作成前の３ステップ、マニュアルの形式（フォーマット）について紹介してきました。
ここで解説してきた内容をもとに、まずは、薬局オンラインマニュアルの設計図を作成していきましょう。
次のレベル２とレベル３では、薬局オンラインマニュアルをWEBサイト上に実際に作成していく手順を具体的に解説していきます。
薬局で使用するマニュアルをオンラインで作ってみたい！